Перечень необходимых кадровых документов в 2021 году

Содержание
  1. Перечень Необходимых Кадровых Документов В 2021 Году
  2. Спикер
  3. С 1 января 2021 года начнется перевод кадровых документов в электронный формат
  4. Что случилось?
  5. Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2021 году
  6. Максим Топилин
  7. Обязательные кадровые документы в организации 2021 года: список и нюансы хранения
  8. Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2021 году
  9. Срок хранения документов в организации в 2021 году таблица
  10. Новые сроки хранения документов в 2021 году
  11. Новые штрафы от военкомата
  12. С 2021 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности
  13. Зачем понадобился эксперимент
  14. Кадровые документы, которые должны быть в организации
  15. Для чего нужны кадровые документы?
  16. Профстандарт для юрисконсульта в 2021 году
  17. Профстандарт юрисконсульта
  18. Обязательная кадровая документация
  19. Основные кадровые документы
  20. Кадровый Учет Для Ип В 2021 Году
  21. Кадровая документация индивидуального предпринимателя
  22. Как ИП сэкономить на бухгалтере? Или способы самостоятельного ведения учета
  23. Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий
  24. Кадровая отчетность в 2021 году: календарь кадровика
  25. Как ИП вести бухгалтерию самостоятельно: пошаговая инструкция 2021 года
  26. Какие кадровые документы нужны для ИП
  27. Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2021
  28. Как вести кадровые документы на микропредприятии, типовой договор
  29. Нужно ли штатное расписание для ИП в 2021 году
  30. Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в 2021 г
  31. Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2021 году
  32. Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2021 году
  33. Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника
  34. Как правильно вести личное дело каждого сотрудника
  35. Какой срок хранения документов в личном деле
  36. Минтруд рассказал о правилах эксперимента по переходу на электронные кадровые документы
  37. В чём суть эксперимента
  38. Кто и как может поучаствовать в эксперименте
  39. Кто может принять участие 
  40. Что сделать перед подключением
  41. Как присоединиться
  42. Порядок действий во время проведения эксперимента
  43. Как работать с информационной системой 
  44. Как подписывать электронные документы
  45. Как хранить документы
  46. Как отчитываться о ходе эксперимента
  47. Кому задавать вопросы

Перечень Необходимых Кадровых Документов В 2021 Году

Перечень необходимых кадровых документов в 2021 году

⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Перечень Необходимых Кадровых Документов В 2021 Году». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Настоящие профессионалы никогда не останавливаются на достигнутом, постоянно расширяют свои знания и совершенствуют мастерство. В 2006 году ГАРАНТ для пользователей открыл прекрасную возможность для профессионального роста — Всероссийские спутниковые онлайн-семинары.

Вы выбираете подходящий для вас семинар. В своем городе, сидя в уютном зале официального партнера компании «Гарант», Вы можете принять участие в транслируемом из Москвы семинаре ведущего специалиста страны, узнать о важных изменениях законодательства, об актуальных проблемах, задать вопрос лектору.

Спикер

2. Изменения по вопросам рабочего времени и времени отдыха. 2.1. Производственный календарь на 2021 г. 2.2.Применение показателей производственного календаря при составлении графиков сменности, графиков работ, графиков отпусков и учете рабочего времени.

2.3. Определения продолжительности недоработки или переработки в целях правильной оплаты труда.

Российская трехсторонняя комиссия одобрила законопроект Минтруда России о запуске эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид.

Из сообщения на официальном сайте Минтруда следует, что эксперимент по ведению электронных кадровых документов будет введен в рамках трудовых отношений отдельных организаций с работниками.

Это касается тех работодателей, для которых российским трудовым законодательством предусмотрено оформление документов с работниками исключительно в бумажном виде.

С 1 января 2021 года начнется перевод кадровых документов в электронный формат

Именно поэтому чиновники хотят создать и отработать механизмы ведения и применения электронных документов без дублирования их на бумажном носителе.

Участниками эксперимента станут коммерческие организации и их работники, а также федеральные органы исполнительной власти, бюджетные учреждения и организации, но только на добровольной основе.

При этом у каждого работника есть индивидуальная возможность отказаться от участия в эксперименте. Для этого достаточно письменно уведомить об этом работодателя.

Что случилось?

  • возможность самостоятельно определять виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и структурные подразделения, где он будет проходить (можно будет провести не во всей организации, а в выбранных отделах);
  • возможность вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений, посредством использования информационной системы;
  • обязанность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеими сторонами трудовых отношений при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений;
  • возможность вести электронные документы на портале «Работа в России», новые сервисы и формы будут бесплатны для работника и для работодателя.

Известно, что с подробностями перевода бумажной трудовой в электронный вид чиновники уже определились. Это произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные работодатели будут вносить уже в электронном формате. Затем все ранее прописанные в бланках данные перенесут в компьютерные базы.

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2021 году

На Всероссийской неделе охраны труда, которая прошла весной 2021 года, министр труда и социальной защиты Максим Топилин подтвердил намерения чиновников перевести проверки ГИТ в электронный формат.

Это позволит сэкономить время работодателя, ускорить и оптимизировать сам процесс проверки.

Так, например, в ходе плановой проверки инспектор труда сможет пользоваться специальной базой данных для проверки кадровых документов в электронном виде, без необходимости выезда к работодателю.

Максим Топилин

Несмотря на то, что с 2021 года все трудовые будут вестись только в электронной форме, работники и работодатели, для которых традиционный формат кажется наиболее приемлемым, вправе продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Обязательные кадровые документы в организации 2021 года: список и нюансы хранения

Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2021 году

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

В 2021 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2021 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.

Срок хранения документов в организации в 2021 году таблица

Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.

Новые сроки хранения документов в 2021 году

С 1 января 2021 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.

  • «1»: зарплата, авторские вознаграждения и некоторые другие суммы, часть которых может быть удержана приставами по исполнительному листу;
  • «2»: командировочные, пособия и другие доходы, с которых нельзя удерживать ни копейки.

На примере: сейчас некая компания ежемесячно выплачивает сотруднику 16 000 рублей, из которых зарплата – 11 500, а 4 500 – компенсационные выплаты. Всё в рамках законодательства, но со следующего года ситуация изменится: организация будет вынуждена повысить зарплату этого сотрудника до 12 130 рублей или более.

Новые штрафы от военкомата

Если отпуск внеплановый, а заявление подано сотрудником позже, чем за три рабочих дня до начала отдыха, выплатить ему деньги нужно будет в течение трёх рабочих дней с даты приёма заявления.

Отметим, что сейчас такого правила нет, поэтому возникает коллизия: утвердив отпуск «с завтрашнего дня», компания автоматически нарушает закон, просрочив выплату отпускных. Эта проблема и будет решена.

13 февраля 2021 года Минтруд России на официальном сайте проектов нормативных документов разместил законопроект, который вводит электронный кадровый документооборот. Рассказываем, что это означает и кого коснётся на практике.

С 2021 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Планируется, что Правительство РФ отдельно утвердит перечень работодателей, участвующих в эксперименте по электронному документообороту в кадрах, но только с их согласия. В него войдет около 10 организаций.

Зачем понадобился эксперимент

В рамках эксперимента при поступлении запросов от различных контрольно-надзорных органов работодатель сможет представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью.

Кадровые документы — которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, — включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Рекомендуем прочесть:  Как не платить банкам кредиты в 2021 видео

Для чего нужны кадровые документы?

  • Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
  • В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Юристам будет достаточно один раз сдать экзамен на соответствие профстандарту. Даже при смене сферы интересов, сдавать экзамен заново не придется.

Кроме того, будет преемственность между профстандартом и теми образовательными программами, по которым сейчас учат юристов.

Профстандарт для юрисконсульта в 2021 году

Уже давно было известно, что профстандарты станут обязательными с 1 января, перечень был представлен властями Российской Федерации, поэтому сюрпризом данной информации не стало. Ничего сверхъестественного в этом вопросе нет, потому что любой стандарт просто включает в себя описание квалификации и требования к определённой должности.

Профстандарт юрисконсульта

  • Пренебрежение оговоренными в ТД обязанностями.
  • Разглашение коммерческой тайны, нарушение приказов и внутреннего регламента компании.
  • Самостоятельные и не согласованные с руководством решения, которые в итоге навредили компании.
  • Нарушения в оформлении, ведении и хранении юридических документов.

Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Обязательная кадровая документация

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников.

За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Основные кадровые документы

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Вам также может понравиться

Источник: https://reg-jurist.ru/transportnyj-nalog/perechen-neobhodimyh-kadrovyh-dokumentov-v-2021-godu

Кадровый Учет Для Ип В 2021 Году

Перечень необходимых кадровых документов в 2021 году

Вести кадровый учет ИП обязан только при условии найма рабочей силы. Трудовой договор в данном случае играет роль подтверждения найма сотрудника.

С этого момента ИП обязан следовать правилам, регулирующим положения текущего законодательства. В противном случае ИП столкнется с ответственностью, в том числе и уголовной.

Он должен предоставлять документы на сотрудников по первому же запросу органов трудовой инспекции.

Ведение кадрового учета для ИП представляет собой учет движения сотрудников, основанного на официальном документально подтвержденном приеме, переводе или увольнении. Также учитывается организация труда сотрудников и отношения с ними.

В качестве основы для данного процесса выступают внутренние нормативные трудовые акты и первичная кадровая документация. На необходимость ведения кадрового учета никак не влияет количество работников в штате. При использовании ЕНВД организация не обязана уплачивать налог на прибыль, НДС и имущественный налог.

Учет хозяйственных операций, в свою очередь, требует ведения расходно-доходной книги.

Кадровая документация индивидуального предпринимателя

Давайте определим, что же такое локальный нормативный акт.

Статья 8 ТК РФ говорит, что работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом в некоторых случаях принятия локального нормативного акта работодатель должен учитывать мнение представительного органа работников, а в некоторых — согласовывать с ним.

— трудовой договор (в силу ст. 67 ТК РФ заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя.

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

При этом работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Особенности заключения, расторжения и изменения условий трудового договора предусмотрены ст. ст. 56 — 84.1 ТК РФ);

Как ИП сэкономить на бухгалтере? Или способы самостоятельного ведения учета

УСН (6%) Доходы. Система налогообложения, при применении которой в расчет будут входить только доходы предпринимателя. Да, все просто – берется сумма доходов за квартал и умножается на 6%.

Из суммы полученного налога вычитается сумма фактически уплаченных страховых взносов, но не более 50% от суммы налога. Декларация сдается раз в год, оплата производится авансовыми платежами ежеквартально.

То есть, считать налог с доходов придется каждый квартал.

Далее необходимо определиться, будут ли наниматься работники. Если да, то нужно понимать, что в этом случае добавляется работа по кадровому делопроизводству – приказы, договоры, штатные расписания, графики работы и т.д. А также дополнительно придется сдавать отчетность в ФСС, ИФНС и ПФР по кадрам. Какую именно – будет описано далее в статье.

Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий

  • заключается между заказчиком и исполнителем на строго определенный период или, как вариант, до появления нужного, конкретно идентифицированного результата;
  • не предусматривает оформления кадровых документов, внесения данных в трудовую книжку, уплаты взноса в ФСС (фонд социального страхования);
  • помимо суммы обусловленного вознаграждения, непосредственно указанной в соглашении, заказчик обязан уплатить за конкретного исполнителя подоходный налог (НДФЛ) по стандартной ставке 13%, а также взнос для ПФР (22%) и медицинскую страховку ФФОМС (5,1%).
  • Гражданский паспорт, при отсутствии которого можно предъявить временно предоставленное удостоверение личности.
  • Свидетельство СНИЛС.
  • Для военнообязанных – военный билет.
  • Трудовая книжка (не требуется, если работник, уже имеющий основную занятость, трудоустраивается по совместительству).

Кадровая отчетность в 2021 году: календарь кадровика

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что вводится периодическая форма (1 раз в 2 года) — № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». Ее надо будет подавать с отчета за 2021 год только за нечетные годы. 1 раз в 3 года придется подавать:

Непредоставление или несвоевременное предоставление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13.19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:

Как ИП вести бухгалтерию самостоятельно: пошаговая инструкция 2021 года

Итак, как правильно вести бухгалтерский учет? Ответ один – профессионально. Бухгалтером для ИП может быть штатный работник или специалист компании-аутсорсера.

Если количество хозяйственных операций у ИП не слишком велико, то зарплата бухгалтера, принятого на постоянную работу, может оказаться неоправданными расходами.

Если же вы готовы самостоятельно заняться своим учетом, то мы расскажем, как это сделать.

  1. Грамотный выбор системы налогообложения позволит вам выбрать минимально возможную налоговую нагрузку. Чтобы вы не попали по незнанию под определение незаконных налоговых схем, практическое налоговое планирование вашего бизнеса должны проводить специалисты, а не сомнительные советчики.
  2. От выбранного режима зависит состав отчетности, сроки уплаты налога, возможность получения налоговых льгот.
  3. Нарушение сроков сдачи отчетности, порядка учета, уплаты налоговых и неналоговых платежей приведет к неприятным санкциям в виде штрафов, споров с налоговой службой, проблем с контрагентами.
  4. На выбор налогового режима после регистрации ИП отводится совсем немного времени. Так, для перехода на УСН это всего 30 дней после получения свидетельства. Если вы не выберете систему налогообложения сразу, то будете работать на ОСНО. В большинстве случаев для начинающего предпринимателя это самый невыгодный и сложный вариант.

Какие кадровые документы нужны для ИП

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией;
  • трудовую книжку (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);
  • документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
  • − справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).

Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доведите до сведения сотрудника под подпись. Такой порядок предусмотрен частью 2 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку. Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа. Перечень должностей для которых установлен ненормированный день.

По прежнему продолжает действовать введенный еще в г. Это значит, что со всеми работниками, выполняющими трудовую функцию на территории работодателя в обязательном порядке должен быть заключен трудовой договор.

Исключением может быть только аутсорсинг ряда непрофильных функций, на проведение которого заключается договор гражданско-правового характера.

Что касается непосредственно кадрового делопроизводства, все документы, которые необходимо вести в отношении персонала, оформляются в соответствии с требованиями Трудового кодекса, ряда подзаконных актов и ведомственных инструкций.

Работа сверхурочно и оплата труда в выходные и праздничные дни. Виды удержаний из заработной платы работника.

Как рассчитать зарплату по окладу? Какая ответственность и штрафы предусмотрены за невыплату заработной платы? Среднее количество рабочих дней в месяце в году.

Праздничные и выходные: как происходит оплата труда работников? Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада. Запись в трудовой книжке об увольнении. Как выдавать расчетные листки по зарплате.

Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. Каковы установлены сроки выплаты премий работникам в году? Какая существует ответственность Каков порядок оплаты больничного листа в году? Сроки оплаты и примеры расчета. Сайт для индивидуальных предпринимателей.

Следующий шаг по внедрению электронных трудовых книжек. Статьи по теме. Номенклатура дел: образец. Входит ли учеба в общий трудовой стаж. Отдел кадров: функции и структура.

Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск: образец Человеко-часы: как считать. Вопросы по теме. Как провести аудит кадровой службы.

Как составить акт приема-передачи дел главного бухгалтера? Как оформить беременность во время декретного отпуска? Как составить акт приема-передачи работ по договору оказания услуг?

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Граждан каких стран вы чаще всего принимаете на работу? Стран Дальнего Зарубежья. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты.

Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Сколько трудовых книжек может быть у работника? Суд: какие ошибки допустимы в записи об увольнении.

Ошибки в больничных — не повод для аннулирования страховых выплат.

Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2021

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

На активном предприятии данные документы регулярно обновляются, дополняются и циркулируют между отделениями. Отсюда возникает и необходимость регистрации не только их наличия, но и их возможного движения.

Как вести кадровые документы на микропредприятии, типовой договор

Список открыт – норма предусматривает и « другие документы ». Но эта «открытость» все-таки условна, иначе вряд ли «потерялись» бы некоторые (заявленные в законопроекте изначально) послабления.

Кстати, часть из них исчезла после общественного обсуждения проекта к моменту внесения в Госдуму: первая версия предполагала, что для микропредприятий перестанет быть обязательным график отпусков (ст.

123 ТК РФ), такие работодатели не должны будут утверждать форму расчетного листка (ст. 136 ТК РФ).

Типовая форма подготовлена Минтрудом в целях реализации Федерального закона от 3 июля 2021 года №348-ФЗ, согласно которому работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесён к микропредприятиям, вправе не принимать локальные нормативные акты (ЛНА), содержащие нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график сменности и другие). Но взамен эти нормы должны быть включены в трудовой договор, который заключается на основе типовой формы.

Нужно ли штатное расписание для ИП в 2021 году

Еще одна причина, почему у ИП должно быть штатное расписание – это необходимость принимать работников, руководствуясь количеством штатных единиц. Грамотное ведение внутренней документации позволяет отследить укомплектованность штата, включая сотрудников, работающих на 0,5 ставки.

Заполнение штатного расписания по образцу начинается с указания наименования ИП или организации. Указывается полная форма. При наличии сокращенного названия оно ставится в скобках. Следующим шагом является заполнение кода ОКПО, даты составления и срока действия документа. Также в шапке документа содержится информация о полном количестве штатных единиц, взятая из строки «Итого».

Источник: https://nl-consalting.ru/grazhdanskij-brak/kadrovyj-uchet-dlya-ip-v-2021-godu

Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в 2021 г

Перечень необходимых кадровых документов в 2021 году

Какие документы должны быть в личном деле (далее — ЛД) сотрудника в 2021 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Раскрыть эту тему для Читателей сайта «Юридическая скорая» сегодня согласилась Людмила Ким – практикующий юрист с десятилетним стажем и один из авторов рубрики «Вопрос-ответ».

Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

Москва и СПб, нет времени вникать в суть темы? Предлагаем получить БЕСПЛАТНУЮ ЮРИДИЧЕСКУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ от лучших юристов страны – прямо сейчас! Экономьте деньги и время вместе с нами!

При этом, сегодня в большинстве организаций директора самостоятельно ведут ЛД, а поэтому – не всегда владеют полной информацией о содержании пакета бумаг. Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2021 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.

Важно: Также, с 1 января этого года сотрудники Роструда, давая разъяснения по этому поводу, акцентировали внимание на том, что обязанность знать, какие именно документы можно хранить в личном деле работника, а какие нет – прямая обязанность кадровика.

К сожалению, в нашей практике до сих пор встречаются дела, связанные с нарушением данного правила и попытками избежать немалых штрафов за игнорирование данной рекомендации.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2021 году

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

В данный перечень документов в 2021 году входят такие основные бумаги как:

  1. трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
  2. приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
  3. договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
  4. подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
  5. акты нарушения трудовой дисциплины;
  6. объяснительные, а также докладные записки;
  7. приказ о приёме на работу.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2021 году

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

  1. военный билет;
  2. ИНН;
  3. паспорт и копии его страниц;
  4. СНИЛС;
  5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.

11 КоАП Российской Федерации.

Важно: Cтоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

Нет времени вникать в юридические нюансы? Спросить юриста – быстрее, чем читать! Получите БЕСПЛАТНУЮ онлайн консультацию от лучших специалистов в сфере Права – прямо сейчас!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2021 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

  • аттестационных листов;
  • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  • справок об отсутствии судимости или её наличии;
  • документов о повышении квалификации;
  • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Какой срок хранения документов в личном деле

Итак, после определения списка бумаг, хранящихся в личном деле сотрудника, стоит отметить и тот факт, что так как срок действия каждого документа может отличаться – срок хранения бумаг в личном деле работника определяется для всей папки. Так, на протяжении 3 лет после увольнения сотрудника – они остаются храниться в отделе кадров, после чего передаются на хранение в архив на установленный законом срок.

от эксперта:

Согласно информации, установленной в статье 22.1 ФЗ от 22.10.2004 под номером 125, документы по личному составу могут храниться 50 и даже 75 лет! При этом, срок их хранения зависит в том числе и от даты их заведения/окончания (до 2003 года или после этого).

Важно: Наряду с вышеописанным, стоит отметить, что документы краткосрочного хранения, срок действия которых составляет до 5 лет – не рекомендуется подшивать в личное дело.

Каждое свидетельство, справка или любой другой документ кадровик обязан учитывать в соответствующем журнале, вести который он может в свободной форме. Главное в этом – чтобы совпадали номера в графе данного журнала и на обложке папки.

Уважаемые Читатели нашего сайта, если у Вас остались вопросы по документации – обязательно спросите об этом нашего дежурного юриста, заполнив форму ниже.

Остались вопросы после прочтения статьи? Спроси юриста и ПОЛУЧИ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ!

Источник: https://law-03.ru/perechen-dokumentov-v-lichnom-dele-sotrudnika/

Минтруд рассказал о правилах эксперимента по переходу на электронные кадровые документы

Перечень необходимых кадровых документов в 2021 году

В чём суть эксперимента
Кто и как может поучаствовать в эксперименте
Кто может принять участие
Что сделать перед подключением
Как присоединиться
Порядок действий во время проведения эксперимента
Как работать с информационной системой
Как подписывать электронные документы
Как хранить документы
Кому задавать вопросы

В чём суть эксперимента

Базовые правила эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид регулирует Федеральный закон от 24.04.2021 № 122-ФЗ. Его порядок проведения утерждён приказом Минтруда РФ от 14.05.2021 № 240н.

Эксперимент предполагает, что работодатели откажутся от кадровых документов на бумажных носителях. Так все на практике узнают, как будет работать механизм формирования, ведения и хранения документов только в электронном виде. Это касается двух типов документов:

  1. Бумажная форма является требованием закона.
  2. Работника нужно ознакомить с документом в письменном виде под роспись.

Каждый работодатель-участник эксперимента может сам решить, какие документы переводить в электронный вид. Все доступные документы даны в открытом перечне из приложения № 3 к Положению Минтруда. Это трудовой договор, приказ о приёме на работу, предупреждение, график отпусков, извещение, ученический договор, договор о материальной ответственности и прочие документы.

Кто и как может поучаствовать в эксперименте

Список работодателей, которые могут принять участие, практически не ограничен. Но чтобы вас подключили к эксперименту, нужно правильно подготовиться и подать заявление.

Кто может принять участие 

Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.

Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу. В обоих случаях от них потребуется письменное заявление на участие.

Участвовать в эксперименте не могут работники на дистанционке и те, кого работодатель временно отправил в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.

Что сделать перед подключением

До начала проведения эксперимента работодатель должен:

  • утвердить список экспериментальных кадровых документов (трудовые книжки включать нельзя);
  • выбрать структурные подразделения, которые будут участвовать;
  • за месяц до начала в письменной форме уведомить всех работников о проведении эксперимента и их праве согласиться или отказаться участвовать;
  • сформировать и утвердить список работников-участников;
  • при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты и ознакомить с ними работников;
  • при необходимости подготовить изменения в коллективный договор.

Ещё одно важное требование — внедрить новую или адаптировать имеющуюся информационную систему (ИС) для использования и хранения электронных кадровых документов. Можно воспользоваться системой «Работа в России» (общероссийская база вакансий).

Как присоединиться

Чтобы принять участие, работодатель должен подать заявление в Минтруд до 1 декабря 2021 года. Позже вас уже не внесут в список участников. Образец заявления дан в приложении № 1 к Положению. В нём нужно указать следующие данные:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
  4. Предварительная численность работников, которые примут участие в эксперименте.
  5. Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
  6. Место проведения эксперимента.
  7. Должность, ФИО и подпись руководителя.

Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно.

Вы можете в любое время передумать и отказаться от участия. Для этого тоже предусмотрено заявление, а его образец дан в приложении № 2 к Положению. Минтруд интересует и причина отказа.

Порядок действий во время проведения эксперимента

В самом эксперименте тоже немало правил и нюансов. Участники не всегда понимают, как подписать тот или иной документ, сколько его хранить, куда отчитываться и кому задавать вопросы.

Как работать с информационной системой 

Весь электронный документооборот вы можете построить либо через свою ИС, либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы вы будете создавать, использовать и хранить в своей ИС, а какие — в системе «Работа в России».

Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС. Это связано с тем, что работники имеют право в письменном заявлении сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Система «Работа в России» будет доступна для всех желающих с 1 октября 2021 года. С 20 июля 2021 по 4 сентября 2021 она находится в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.

Как подписывать электронные документы

Способ подписания и обмена документами зависит от того, каким сервисом пользуется организация.

«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Собственная ИС. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.

Работодатель обязан взять на себя все расходы по обеспечению работников электронными подписями. Из-за отсутствия у кандидата на должность ЭП, отказать в трудоустройстве нельзя.

Как хранить документы

Электронные кадровые документы нужно хранить такие же сроки, как и их бумажных «братьев». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

Будьте готовы предоставить документы по запросу уполномоченных органов и организаций, а также профсоюзов. Предоставить документы можно в электронном виде с УКЭП или в виде заверенной бумажной копии.

Как отчитываться о ходе эксперимента

В Положении предусмотрены отчёты в виде информации о ходе эксперимента, которые будут сдавать работодатели. За их несдачу пока не установлены санкции. Для передачи информации Минтруд установил следующие сроки:

  • 1 августа 2021;
  • 1 декабря 2021;
  • 2 апреля 2021.

Образец информации дан в приложении № 4 к Положению.

В нём указываются данные вашей компании, доля работников-участников эксперимента в штатной численности, перечень документов для эксперимента и причины их выбора/ не выбора, перечень мероприятий по работе с ИС, условия хранения электронных документов, жалобы работников на систему, предложения по улучшению законодательства РФ в части электронных кадровых документов и многое другое.

На основании полученных данных органы подготовят доклады с оценкой эффективности и результативности эксперимента, рассмотрят их с комиссией и передадут в Правительство РФ, чтобы там приняли меры по улучшению ситуации.

Кому задавать вопросы

Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru.

Для этого укажите тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавьте в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя).

Наименование работодателя».

Министерство обещает отвечать на вопросы не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5809

О законах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: